Dokumen yang Harus Disiapkan Untuk Pendirian PT

Dalam proses pendirian perusahaan, memahami dokumen pendirian PT yang harus disiapkan merupakan langkah paling penting sebelum kamu mendatangi notaris. Banyak calon pemilik usaha yang tidak menyadari bahwa kelengkapan dokumen akan menentukan cepat atau lamanya akta disusun, pengesahan AHU diterbitkan, hingga izin OSS keluar. Bahkan kesalahan kecil seperti perbedaan ejaan identitas atau domisili yang tidak sesuai zonasi bisa membuat pengajuan ditolak dan harus diulang dari awal.

Dengan menyiapkan dokumen pendirian PT secara lengkap sejak awal, kamu menghindari revisi data, penolakan sistem, hingga tambahan biaya administrasi. Persiapan dokumen yang rapi juga membantu notaris bekerja lebih cepat sehingga legalitas PT bisa selesai dalam hitungan hari. Karena legalitas adalah fondasi untuk membuka rekening perusahaan, bekerja sama dengan mitra besar, hingga mengikuti tender, maka memastikan dokumen pendirian PT benar-benar lengkap menjadi hal yang tidak boleh diabaikan.

Apa Saja Dokumen Pendirian PT yang Perlu untuk Disiapkan?

1. KTP Seluruh Pemegang Saham dan Pengurus

KTP berfungsi sebagai identitas resmi yang digunakan untuk mencatat para pendiri dan pengurus di dalam akta pendirian. Notaris akan mengambil semua data—nama lengkap, NIK, alamat, tempat/tanggal lahir, hingga kewarganegaraan—untuk dimasukkan ke sistem AHU.

Kenapa penting?
Karena sistem AHU sangat sensitif terhadap kesalahan data. Ejaan nama yang berbeda sedikit saja dari KTP dapat menyebabkan:

• akta tidak bisa diproses,
• status pengajuan tertolak,
• atau harus revisi dan unggah ulang dokumen.

Tips penting:
Pastikan foto KTP jelas, tidak blur, dan tidak terpotong. Banyak penolakan terjadi hanya karena kualitas foto tidak terbaca oleh sistem.

2. NPWP Para Pendiri atau Pemegang Saham

NPWP digunakan sebagai identitas perpajakan dan menjadi syarat wajib bagi seluruh pemegang saham. NPWP ini akan dicantumkan dalam akta dan dibutuhkan saat perusahaan mulai menjalankan kegiatan pajak seperti pelaporan SPT atau pengajuan PKP.

Kenapa wajib disiapkan?
Karena bila NPWP tidak aktif, tidak sesuai data KTP, atau ada perbedaan ejaan, sistem AHU sering menolak proses. Bahkan pada kasus tertentu, notaris tidak bisa melanjutkan penyusunan akta sebelum NPWP diperbaiki.

Catatan:
Jika salah satu pendiri tidak memiliki NPWP, biasanya solusinya adalah membuat NPWP baru terlebih dahulu sesuai data KTP.

3. Menyediakan Tiga Pilihan Nama Perusahaan 

Saat memilih nama PT, kamu wajib menyiapkan minimal tiga pilihan untuk dicek ketersediaannya di sistem AHU. Hal ini karena satu nama bisa saja:

• sudah digunakan perusahaan lain,
• mengandung kata yang dilarang,
• terlalu mirip dengan lembaga negara,
• atau mengandung unsur SARA.

Kenapa harus tiga?
Agar proses pengecekan berjalan cepat. Jika nama pertama ditolak, sistem langsung mengecek nama kedua dan ketiga tanpa menunda proses.

Saran:
Pilih nama yang profesional, tidak terlalu umum, dan mencerminkan bidang usaha agar mudah diterima.

4. Alamat Domili Perusahaan

Alamat perusahaan akan tercantum pada akta, AHU, dan NIB. Karena itu, domisili harus berada di area yang sesuai peruntukan zona usaha. Kamu bisa menggunakan:

• kantor fisik,
• virtual office (tergantung wilayah),
• atau ruko.

Dokumen pendukung yang mungkin diminta:

• surat sewa kantor,
• perjanjian penggunaan ruangan,
• bukti kepemilikan gedung,
• foto lokasi (untuk wilayah tertentu).

Kenapa penting?
Jika domisili tidak sesuai zonasi usaha, NIB bisa ditolak dan izin usaha tidak dapat diterbitkan.

5. Struktur Kepemilikan dan Pembagian Saham

Dokumen pendirian PT ini mencakup daftar pemegang saham, jumlah saham yang dimiliki, dan persentase kepemilikan tiap orang. Data ini akan dimasukkan ke akta dan menjadi dasar hak, kewajiban, hingga kepengurusan perusahaan di masa depan.

Kenapa harus disiapkan sejak awal?
Karena kesalahan pembagian saham akan berpengaruh pada:

• hak suara,
• dividen,
• keputusan rapat,
• dan sengketa internal perusahaan.

Notaris membutuhkan data pembagian saham yang jelas untuk menghindari revisi akta di kemudian hari.

6. Menentukan Kode KBLI

KBLI adalah kode resmi dari pemerintah yang menunjukkan jenis kegiatan usaha perusahaan. Kamu bisa memilih beberapa KBLI sekaligus sesuai rencana bisnis.

Kesalahan yang sering terjadi:

• memilih KBLI yang tidak sesuai kegiatan,
• memilih KBLI yang izinnya membutuhkan syarat tambahan,
• atau memilih KBLI yang tidak bisa dijalankan dari domisili tertentu.

Dampaknya?
NIB bisa keluar tetapi izinnya (izin operasional/komersial) tidak bisa diterbitkan.
Maka KBLI harus ditentukan secara tepat sejak awal.

7. Informasi Modal Dasar, Modal Ditempatkan, dan Modal Disetor

Meskipun sudah tidak ada minimal modal, struktur modal tetap wajib dicantumkan dalam akta. Ketiga istilah modal ini berbeda:

• Modal Dasar: total modal maksimal yang diatur dalam anggaran dasar.
• Modal Ditempatkan: modal yang disanggupi untuk disetor para pemegang saham.
• Modal Disetor: modal nyata yang benar-benar sudah dimasukkan pemegang saham.

Kenapa harus jelas?
Karena struktur modal memengaruhi:

• status kepemilikan saham,
• persentase kekuasaan,
• laporan keuangan dasar perusahaan,
• dan kredibilitas perusahaan di mata bank atau mitra bisnis.

8. Dokumen Pendukung Tambahan

Tidak semua PT membutuhkan dokumen tambahan, tetapi beberapa kondisi tertentu mengharuskan adanya berkas khusus.

Contohnya:

• foto lokasi (untuk wilayah DKI dan beberapa kota besar),
• surat keterangan lingkungan (untuk usaha tertentu),
• IMB/PBG (untuk kegiatan usaha yang membutuhkan bangunan tertentu),
• izin wilayah atau zonasi,
• surat kuasa jika pendiri tidak dapat hadir.

Kapan diperlukan?
Biasanya ketika membuka usaha di gedung tertentu, menjalankan usaha berisiko tinggi, atau berada di zona yang wajib verifikasi.

Pentingnya Menyiapkan Dokumen Secara Lengkap 

Kelengkapan dokumen tidak hanya mempercepat proses pendirian PT, tetapi juga menurunkan risiko revisi akta, penolakan nama, atau kegagalan penerbitan NIB. Jika dokumen lengkap dan valid, notaris bisa langsung menyusun akta tanpa harus menunggu konfirmasi tambahan.

Legalitas yang rapi juga membantu perusahaan:

• membuka rekening bank tanpa hambatan,
• mengikuti tender pemerintah/swasta,
• bekerja sama dengan vendor besar,
• hingga mengurus perizinan turunan lainnya.

Dengan dokumen lengkap, PT dapat beroperasi secara legal sejak hari pertama berdiri.

Penutup

Menyiapkan dokumen pendirian PT bukan sekadar formalitas—ini adalah langkah awal yang menentukan apakah proses legalitasmu berjalan mulus atau justru tertahan di tengah jalan. Dengan memahami fungsi setiap dokumen, risiko yang mungkin muncul, serta urutan prosesnya, kamu bisa menghindari kesalahan umum seperti penolakan nama PT, revisi akta berulang, hingga data tidak sinkron di OSS.

Kalau kamu ingin memastikan seluruh dokumen lengkap, sesuai aturan terbaru, dan proses legalitas berjalan cepat tanpa bolak-balik revisi, KORSIA Group siap mendampingi dari awal hingga PT kamu resmi berdiri dan tercatat di Kemenkumham. Mulai dari konsultasi dokumen, penyusunan akta, verifikasi data, hingga penerbitan izin usaha—semua bisa dibantu agar kamu bisa fokus pada hal terpenting: membangun bisnismu.