Checklist Lengkap Dokumen Pendirian PT Agar Proses Cepat

Menyiapkan dokumen pendirian PT bukan sekadar mengumpulkan fotokopi KTP atau menentukan nama perusahaan. Setiap dokumen yang kamu siapkan punya fungsi hukum yang saling terhubung antara satu dengan lainnya—mulai dari pembuatan akta notaris, input data ke AHU, pengecekan legalitas, hingga penerbitan izin usaha di OSS. Kesalahan kecil seperti nama yang tidak konsisten, KBLI yang salah, atau alamat yang tidak valid bisa membuat proses revisi berkali-kali dan menunda pengesahan PT dalam hitungan minggu.

Karena itu, memahami dokumen apa saja yang wajib disiapkan dan bagaimana menyiapkannya dengan benar akan membuat proses legalitas jauh lebih cepat dan minim hambatan. Dengan checklist yang rapi dan data yang konsisten, kamu bisa menghindari penolakan sistem AHU, revisi akta, hingga keterlambatan izin operasional yang sering terjadi pada pendiri pemula.

Dokumen Pribadi Pemegang Saham dan Direksi

Dokumen pribadi adalah komponen identitas hukum para pendiri. Notaris membutuhkan data ini untuk verifikasi, pencatatan resmi, serta memasukkan informasi ke sistem AHU. Jika satu data saja tidak tepat, maka akta bisa ditolak dan harus diulang.

1. KTP dan NPWP Pendiri (Wajib)

KTP dan NPWP menjadi dasar seluruh pengisian data legal. Sekecil apa pun perbedaan nama, ejaan, atau tanggal lahir bisa membuat data tidak valid di AHU.

Hal yang harus diperhatikan:

• Nama di KTP dan NPWP harus sama persis
• e-KTP wajib masih berlaku
• Foto dan tulisan tidak boleh buram
• Alamat KTP boleh berbeda dari alamat perusahaan
• Ejaan nama harus konsisten dengan paspor (jika ada)

Masalah umum yang sering muncul:

• KTP rusak sehingga tidak bisa dibaca sistem
• Nama panjang terpotong di NPWP
• Tanggal lahir berbeda antara KTP dan NPWP
• NPWP tidak aktif atau belum update NIK tunggal

Penjelasan penting: masalah kecil seperti ini biasanya baru ketahuan saat notaris input, dan proses revisinya bisa makan waktu beberapa hari hanya untuk sinkronisasi.

2. Pas Foto & Data Diri Lengkap

Walaupun tidak semua notaris meminta foto, sebagian besar membutuhkannya untuk arsip dan verifikasi identitas.

Data diri wajib yang harus kamu siapkan:

• Nama lengkap sesuai KTP
• Nomor KTP & NPWP
• Alamat domisili lengkap
• Email aktif (dipakai untuk OSS)
• Nomor HP aktif
• Status perkawinan
• Jabatan dalam PT (Direktur/Komisaris)

Kenapa penting?
Setiap data akan masuk ke akta. Jika nanti kamu ingin mengubah alamat, jabatan, atau status perkawinan, prosesnya harus melalui perubahan akta dan biayanya lebih besar.

Dokumen Pendirian PT  dan Legalitas Dasar

Bagian ini berhubungan dengan identitas perusahaan itu sendiri. Karena dicatat ke AHU dan OSS, kesalahan penyusunan akan berdampak jangka panjang.

1. Bukti Alamat Domisili Perusahaan

Alamat menjadi dasar legalitas perusahaan, menentukan zonasi, hingga jenis izin usaha.

Dokumen yang dapat dipakai:

• Kontrak / surat sewa kantor
• Surat keterangan pemilik + bukti pembayaran
• Virtual office (wilayah tertentu)
• SHM/SHGB jika milik pribadi

Hal yang wajib diperhatikan:

• Alamat tidak berada di zona terlarang
• Beberapa bidang usaha tidak bisa memakai virtual office
• Format alamat harus bisa diverifikasi sistem
• Gunakan alamat yang stabil untuk jangka panjang

Kesalahan alamat sering menyebabkan izin usaha tidak muncul meski akta sudah jadi.

2. Nama Perusahaan (3 Alternatif Wajib)

Nama PT harus diverifikasi di AHU. Banyak nama ditolak karena mirip atau tidak memenuhi syarat hukum.

Ketentuan nama PT:

• Minimal 3 kata (contoh: “Korsia Digital Nusantara”)
• Tidak mengandung kata asing tanpa izin
• Tidak boleh sama/mirip dengan PT lain
• Tidak mengandung unsur yang dilarang hukum

Kesalahan umum:

• Hanya menyiapkan 1 nama → jika ditolak, proses berhenti
• Menaruh “Indonesia” di awal → langsung ditolak
• Memakai nama generik yang sudah banyak digunakan
• Nama berbahasa asing yang dianggap tidak relevan

Penjelasan: proses validasi nama paling sering bikin telat, makanya 3 opsi itu wajib.

3. Struktur Kepemilikan Saham

Pembagian saham menentukan hak suara dan porsi kepemilikan perusahaan.

Data yang harus ditetapkan:

• Total jumlah saham
• Porsi saham setiap pendiri
• Persentase kepemilikan
• Jabatan masing-masing
• Hak suara tambahan (jika ada)

Kenapa harus jelas sejak awal?
Karena saat perusahaan sudah berjalan, perbedaan persepsi kepemilikan bisa memicu konflik internal. Perubahan struktur juga perlu akta baru.

4. Modal Dasar, Modal Ditempatkan, dan Modal Disetor

Ini salah satu bagian yang paling sering disepelekan, padahal berpengaruh besar pada kredibilitas perusahaan.

Yang harus dipersiapkan:

• Besaran modal dasar
• Minimal 25% modal ditempatkan & disetor
• Surat kesanggupan setoran modal

Kesalahan yang sering terjadi:

• Modal terlalu kecil → terlihat kurang kredibel
• Modal disetor tidak ditulis jelas → akta bisa ditolak AHU
• Modal tidak sesuai skala bisnis

Dokumen Tambahan Sesuai Jenis Usaha

Jenis usaha tertentu membutuhkan dokumen ekstra agar izin di OSS tidak tertunda.

1. KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia)

KBLI menentukan jenis izin yang harus diperoleh perusahaan.

Yang harus diperhatikan:

• KBLI harus sesuai aktivitas bisnis sebenarnya
• 1 perusahaan boleh punya banyak KBLI
• KBLI menentukan kategori risiko usaha
• KBLI salah → izin operasional tidak keluar

2. Izin Lingkungan & Perizinan Khusus

Untuk usaha berisiko menengah-tinggi, persyaratan tambahan wajib ada.

Contoh dokumen tambahan:

• SPPL
• UKL-UPL
• Izin sektor (kesehatan, pendidikan, konstruksi, alat berat, dll)
• Sertifikat kompetensi teknis

Checklist Wajib dari Notaris

Notaris tidak akan memproses akta jika salah satu dokumen berikut tidak lengkap:

• ✔ KTP & NPWP pendiri
• ✔ Data pribadi lengkap
• ✔ 3 pilihan nama PT
• ✔ Bukti domisili valid
• ✔ Struktur saham lengkap
• ✔ Modal dasar + modal disetor
• ✔ KBLI
• ✔ Dokumen tambahan sesuai bidang usaha

Satu saja tidak lengkap → proses langsung tertunda.

Tips Agar Proses Pendirian PT Sangat Cepat

Banyak keterlambatan sebenarnya bisa dicegah di tahap persiapan.

• Periksa kecocokan data di semua dokumen
• Siapkan dokumen asli + fotokopi
• Konsultasikan KBLI sebelum notaris input
• Tentukan modal dan saham dengan matang
• Gunakan checklist tertulis agar tidak ada yang tertinggal

Penutup